10+ Các Công Thức Kế Toán trên Excel Tốt Nhất 2025,2026

Tổng hợp đầy đủ các công thức kế toán trên Excel mà kế toán phải thành thạo. Bao gồm SUMIFS, XLOOKUP, các hàm tính chi phí và ví dụ thực tế.

Trong kỷ nguyên số, Excel không còn là một công cụ hỗ trợ mà đã trở thành kỹ năng sống còn của mỗi người làm kế toán.

Việc thành thạo các công thức kế toán trên Excel và công thức chi phí kế toán không chỉ giúp tự động hóa việc lên sổ sách

Giảm thiểu sai sót mà còn là thước đo cho sự chuyên nghiệp và hiệu quả trong công việc của bạn.

Bài viết này sẽ là một cuốn cẩm nang toàn diện, không chỉ liệt kê các hàm cơ bản

Mà còn cập nhật những hàm mới mạnh mẽ, đồng thời nhóm chúng lại theo từng chức năng cụ thể.

Chúng tôi sẽ cung cấp các ví dụ thực tế, giúp bạn dễ dàng hệ thống hóa kiến thức và áp dụng ngay vào công việc hàng ngày.

Nhóm 1: Các Hàm Tính Toán và Thống Kê Cơ Bản

Đây là những hàm nền tảng, là điểm khởi đầu cho mọi bảng tính kế toán, giúp bạn nhanh chóng có cái nhìn tổng quan về dữ liệu.

Hàm SUM, AVERAGE, MIN, MAX

Đây là bộ bốn hàm thống kê không thể thiếu.

• SUM: Dùng để tính tổng một dãy số.
• AVERAGE: Dùng để tính trung bình cộng.
• MAX: Dùng để tìm giá trị lớn nhất trong một dãy.
• MIN: Dùng để tìm giá trị nhỏ nhất trong một dãy.

Ứng dụng kế toán thực tế: Giả sử bạn có một cột “Doanh thu” (Cột D). Bạn có thể dễ dàng:

• Tính tổng doanh thu tháng: =SUM(D2:D31)
• Tính doanh thu trung bình ngày: =AVERAGE(D2:D31)
• Tìm ngày có doanh thu cao nhất: =MAX(D2:D31)

Các hàm đếm (COUNT, COUNTA)

Hàm đếm giúp bạn nhanh chóng xác định số lượng mục dữ liệu.

• COUNT: Chỉ đếm các ô chứa giá trị số.
• COUNTA: Đếm tất cả các ô không trống (bao gồm cả số và chữ).

Ứng dụng kế toán thực tế:

• Dùng COUNT để đếm xem có bao nhiêu hóa đơn đã được nhập giá trị.
• Dùng COUNTA để đếm có bao nhiêu dòng dữ liệu đã được điền, không phân biệt chữ hay số.

Nhóm 2: Các Hàm Tính Toán Theo Điều Kiện (Cực kỳ quan trọng)

Đây là nhóm hàm nâng cao hơn, cho phép bạn tính toán dựa trên những tiêu chí cụ thể, là “vũ khí” lợi hại để phân tích và lập báo cáo.

Hàm SUMIF và COUNTIF (1 điều kiện)

• SUMIF: Tính tổng các giá trị trong một phạm vi thỏa mãn một điều kiện duy nhất.
• COUNTIF: Đếm số ô trong một phạm vi thỏa mãn một điều kiện duy nhất.

Ứng dụng kế toán thực tế: Giả sử bạn có một bảng kê chi phí, với Cột A là “Hạng mục chi phí” và Cột B là “Số tiền”.

• Để tạo một công thức chi phí kế toán tổng hợp, bạn có thể dùng SUMIF để tính tổng tiền cho một hạng mục cụ thể: =SUMIF(A2:A100, “Văn phòng phẩm”, B2:B100) (Công thức này sẽ tính tổng tất cả chi phí thuộc hạng mục “Văn phòng phẩm”).
• Dùng COUNTIF để đếm số lần chi cho “Tiếp khách”: =COUNTIF(A2:A100, “Tiếp khách”)

Nâng cao với SUMIFS và COUNTIFS (Nhiều điều kiện)

Đây là những hàm mà kế toán chuyên nghiệp dùng hàng ngày, cho phép bạn kết hợp nhiều điều kiện cùng lúc.

Ứng dụng kế toán thực tế:

• Dùng SUMIFS để tính tổng doanh thu (Cột C) của “Nhân viên A” (Cột A) bán trong “Tháng 8” (Cột B): =SUMIFS(C2:C100, A2:A100, “Nhân viên A”, B2:B100, “Tháng 8”)

Nhóm 3: Các Hàm Tìm Kiếm và Tham Chiếu Dữ Liệu

Đây là nhóm hàm giúp tự động hóa việc tra cứu và đối chiếu thông tin giữa các bảng tính, tiết kiệm hàng giờ làm việc thủ công.

VLOOKUP và HLOOKUP (Hàm tìm kiếm kinh điển)

• VLOOKUP:
• Tìm kiếm một giá trị ở cột đầu tiên của một bảng và trả về giá trị ở cột tương ứng trên cùng một hàng (tìm kiếm theo chiều dọc).
• HLOOKUP: Tương tự nhưng tìm kiếm theo chiều ngang.

Tuy phổ biến, các hàm này có nhược điểm là không thể tìm kiếm sang trái và dễ bị lỗi nếu cấu trúc bảng thay đổi.

Giới thiệu XLOOKUP (Sự thay thế hoàn hảo)

Nếu bạn đang dùng phiên bản Excel mới (Microsoft 365, Excel 2021)

Hãy quên VLOOKUP đi và làm quen với XLOOKUP. Đây là hàm của tương lai, mạnh mẽ và linh hoạt hơn rất nhiều.

• Ưu điểm của XLOOKUP:
  • Có thể tìm kiếm theo bất kỳ hướng nào (trái, phải, trên, dưới).
  • Cú pháp đơn giản hơn.
  • Mặc định là tìm kiếm chính xác, an toàn hơn.

Ứng dụng kế toán thực tế: Dùng XLOOKUP để tự động điền “Tên khách hàng” vào bảng hóa đơn dựa trên “Mã khách hàng”.

Nhóm 4: Các Hàm Logic và Xử Lý Dữ Liệu

Đây là nhóm hàm giúp bạn tự động hóa các quyết định và làm sạch dữ liệu thô.

Hàm IF (Hàm điều kiện Nếu…Thì…)

Đây là hàm logic cơ bản nhất, trả về một giá trị nếu điều kiện đúng, và một giá trị khác nếu điều kiện sai.

Ứng dụng kế toán thực tế:

• Kiểm tra tình trạng công nợ: =IF(D2>30, “Quá hạn”, “Trong hạn”) (Nếu giá trị ở ô D2 (số ngày nợ) lớn hơn 30, thì hiển thị “Quá hạn”, ngược lại hiển thị “Trong hạn”).

Hàm LEFT, RIGHT, MID (Hàm tách chuỗi)

Các hàm này giúp bạn trích xuất một phần dữ liệu từ một chuỗi văn bản.

Ứng dụng kế toán thực tế:

• Tách mã vùng từ số điện thoại, tách mã sản phẩm từ một chuỗi mã phức tạp…

Lời Kết các công thức kế toán

Việc nắm vững các công thức kế toán trên Excel không chỉ dừng lại ở việc biết đến SUM hay COUNT.

Để thực sự nâng cao hiệu suất và giá trị của bản thân, một kế toán viên hiện đại cần thành thạo các hàm tính toán đa điều kiện như SUMIFS, các hàm logic như IF, và đặc biệt là các hàm tìm kiếm thế hệ mới như XLOOKUP.

Hy vọng bài viết này đã cungg cấp một lộ trình rõ ràng để bạn có thể tự tin chinh phục Excel, biến nó thành một trợ thủ đắc lực trong việc xử lý sổ sách và các công thức chi phí kế toán phức tạp.

Đọc thêm các bài viết có liên quan: